Miri alla perfezione? Parti dall’archiviazione

Migliorare è un desiderio intrinseco nella natura umana e nella società industriale contemporanea, il miglioramento si chiama Lean Thinking o Lean Production: il miglioramento continuo è una sfida reale e quotidiana per ogni realtà aziendale e per ogni membro che la compone.

Come è possibile ottimizzare il tempo concentrandosi sulle attività con valore aggiunto?

Il punto di partenza di questo processo di miglioramento è la caccia agli sprechi, eliminando tutto ciò che non crea valore. L’organizzazione snella individua 7 tipi di sprechi, 4 dei quali sono direttamente collegati all’archiviazione ed alla gestione dei dati:
Difetti
correzione di documenti, archiviazioni errate, fornitura di informazioni errate o incomplete
Sovrapproduzione
fare un numero eccessivo di copie di documenti, ridondanze
Movimentazione non utile di persone
spostamenti per cercare documenti, per fare fotocopie
Lavorazioni superflue
firme multiple non necessarie, raccolta dati non utilizzati, archiviazione cartacea quando è sufficiente quella elettronica.
Quanti di voi hanno la percezione di perdere tempo in una o più di queste attività ogni giorno?
Quanti voi hanno preso appunti in un foglietto e poi si sono dimenticati dove l’hanno messo?
Quanti  di voi hanno stampato e archiviato un documento e poi l’hanno spostato seguendo altri criteri?
Quanti di voi sono abituati a stampare ogni documento importante per programmare la propria attività?
In molte situazioni siamo abituati ad agire in modo meccanico, senza riflettere e senza pensare se l’azione che stiamo svolgendo crea valore aggiunto nel nostro servizio; per questa ragione è  indispensabile introdurre cambiamenti e innescare processi di miglioramento dell’efficienza nel nostro quotidiano allo scopo di ottimizzare il tempo.
Il processo di miglioramento dell’efficienza della gestione dei dati inizia con la valutazione di ogni singolo documento digitale gestito: questo documento mi servirà anche in futuro? Con quale frequenza lo utilizzerò? È un documento completo o saranno necessarie delle modifiche? È utile solo a me o anche ad i miei colleghi? Voglio che sia modificabile da terzi oppure no?
I documenti utili nel breve o medio lungo tempo dovranno essere salvati, creando delle cartelle espressione dei propri meccanismi logici e della struttura organizzativa all’interno della quale si opera, utilizzando una terminologia condivisa e comprensibile.
Una volta create le cartelle, tutti i documenti dovranno essere gestiti con lo stesso metodo di valutazione e salvati in un’unica cartella, al fine di evitare doppioni con informazioni difformi. Una corretta archiviazione dei documenti consentirà di risparmiare tempo nel consultare e rintracciare le informazioni, anche a distanza di tempo.
A tal proposito molte realtà aziendali optano per la creazione di archivi digitali, al fine di ottimizzare non solo tempi e costi, ma anche spazi, nonostante questa attività necessiti di un forte investimento iniziale per la digitalizzazione dei documenti cartacei fino a quel momento raccolti.
Nel processo di miglioramento dell’archiviazione dei dati, i sistemi gestionali hanno rappresentato una svolta, consentendo alle Società di standardizzare i processi di raccolta, archiviazione ed aggiornamento dati relativi a clienti, fornitori e dipendenti.
Ultimo ma non ultimo, è molto importante gestire la propria posta elettronica come uno strumento per la raccolta archiviazione ed aggiornamento dei dati: infatti un’efficace gestione della corrispondenza consente di avere una panoramica completa delle attività svolte e da svolgere, ed una più semplice consultazione e condivisione delle informazioni ricevute.
E voi cosa fate o fareste per combattere gli sprechi?

Lean thinking is a business methodology that aims to provide a new way to think about how to organize human activities to deliver more benefits to society and value to individuals while eliminating waste.

The 7 Deadly Wastes (muda)
as defined by Taiicho Ohno (Toyota executive, 1912-1990)
Defects
Overproduction of things not demanded by actual customers
Inventories awaiting further processing or consumption
Unnecessary over-processing (for example, relying on inspections rather than designing the process to eliminate problems)
Unnecessary motion of employees
Unnecessary transport and handling of goods
Waiting for an upstream process to deliver, or for a machine to finish processing, or for a supporting function to be completed, or for an interrupted worker to get back to work…

FAQ intra legem – il lavoratore domanda…

IL LAVORATORE DOMANDA:

Essendo un lavoratore con rapporto a tempo indeterminato con Lavoropiù, dopo la cessazione tra pochi giorni della missione presso l’attuale utilizzatore, potrò essere avviato a qualsiasi nuova missione? 

Il CCNL delle agenzie di somministrazione prevede specifici requisiti affinché una  missione di lavoro venga considerata congrua rispetto al lavoratore in disponibilità.

L’art. 50 del CCNL definisce una missione “congrua” un’offerta di lavoro professionalmente equivalente alla precedente oppure che, rispetto ai ccnl, sia relativa ad un inquadramento in un livello non inferiore al 15% rispetto alla media relativa ai tre migliori trattamenti retributivi percepiti nelle missioni nei 12 mesi precedenti e che sia in un luogo che disti non più di 50 km o raggiungibile in 60 minuti con mezzi pubblici dalla residenza del lavoratore.

In caso di rifiuto di una missione considerata congrua rispetto a quanto previsto dal CCNL delle agenzie di somministrazione, l’agenzia per il lavoro può intraprendere un procedimento disciplinare nei confronti del dipendente.

Lavoropiù ringrazia Fortitudo Pallacanestro Bologna

La Fortitudo Pallacanestro Bologna, dopo aver chiuso la stagione regolare posizionandosi settima nella classifica del Girone Est del campionato di Serie A2, ha disputato degli ottimi Playoff conquistando addirittura la finale contro Brescia. In una serie molto combattuta ha perso con onore a Gara 5 mancando la promozione in Serie A, ma dimostrando grande cuore e spirito di squadra.

Lavoropiù, in qualità di co-sponsor, ringrazia i giocatori, la società, il coach e lo staff tecnico per la grande stagione disputata.

Oggi sul quotidiano Corriere dello Sport Stadio, edizione Bologna – Emilia Romagna, abbiamo pubblicato i ringraziamenti ufficiali.

Grazie ragazzi!!!

Talent matching: linee guida per un buon match

Tra i vari significati di TO MATCH, se applicati al mondo del “recruiting”, spiccano più appropriati quelli di combaciare, accoppiare, armonizzare, assortire, accordare. Un po’ di tutto questo avviene quando si attiva il processo di ricerca e selezione in cui vengono coinvolti candidati e aziende; centrare il risultato significa essere in grado di fare un buon matching, ovvero un buon incontro, di cui il fautore/veicolatore è il selezionatore.
Ci sono alcuni passaggi fondamentali o linee guida sulle quali ogni selezionatore potrà lavorare con il proprio taglio personale, ma dai quali non potrà prescindere per arrivare a fare un buon matching.
STEP 1
Job analysis e Job description
La job description è la descrizione analitica delle principali caratteristiche della posizione, ovvero il profilo professionale tradotto nel contesto aziendale.
La job description è il punto di partenza per un buon match. Dovrà contenere  oltre al nome della posizione, tutte o almeno la maggior parte delle informazioni fondamentali che dovranno guidarci nella ricerca. Prima di tutto ci servirà sapere la finalità e lo scopo principale della posizione e  la sua collocazione gerarchica; una volta acquisti questi dati passeremo a raccogliere informazioni sulle mansioni, sulle attività principali previste dal ruolo e sulle responsabilità della posizione. Il cuore della job description è rappresentato dalle caratteristiche richieste al candidato per svolgere le diverse attività, come qualifiche, esperienze, conoscenze, capacità, requisiti caratteriali. Infine è importante acquisire informazioni sul tipo di inserimento previsto per il candidato, inquadramento contrattuale e pacchetto retributivo, e sulle possibilità di crescita e di carriera. Altre informazioni più specifiche variano a seconda della tipologia di profilo e di azienda come la disponibilità a mobilità, a viaggi e trasferte, in alcuni casi per alcune tipologie di figure l’azienda ci richiede la disponibilità al trasferimento presso sedi distaccate della durata temporanea o definitiva. Spesso il candidato è idoneo al ruolo quando è in possesso di competenze tecniche e professionali specifiche che l’azienda ci dettaglierà di volta in volta come la conoscenza di un determinato gestionale, di uno o più linguaggi di programmazione, il possesso di certificazioni specifiche, etc.
STEP 2
Contestualizzazione della job description
Per partire con il piede giusto il selezionatore dovrà affrontare un secondo step, contestualizzare il più possibile, quindi raccogliere il maggior numero di informazioni significative affinchè i candidati su cui concentrerà il suo focus siano aderenti al contesto aziendale per il quale verranno proposti. Conoscere il macro settore e sopratutto il settore specifico in cui l’azienda opera cioè cosa fa esattamente, ci servirà per poter proporre candidati che abbiano già lavorato presso realtà vicine per prodotto, modalità distributive, modelli organizzativi e per andare a contattare candidati in possesso dei requisiti in grado di potersi inserire in maniera efficace in quel determinato contesto aziendale. Dimensioni, struttura, numero di unità produttive  e sedi commerciali, modello organizzativo famigliare o manageriale,  caratteristiche dell’ambiente lavorativo più o meno formale, mission e vision aziendale sono elementi contestualizzanti importanti. Non da meno potrà aiutare il selezionatore avere un’idea generale su quelli che sono i valori di riferimento aziendali  sui quali l’azienda punta e che si aspetta vengano condivisi dal candidato una volta scelto per entrare a far parte della propria struttura. Acquisire qualche informazione in più al proposito indirizzerà il selezionatore a presentare il candidato più rispondente alle esigenze aziendali da un lato, e potrà servire come leva allo stesso tempo per motivare il candidato verso l’ opportunità che gli stiamo offrendo.  Specialmente quando contattiamo candidati che stanno già lavorando essere in grado di mettere a conoscenza  del progetto di medio lungo termine e delle prospettive di crescita che l’azienda ha in mente per la figura ricercata potrà rappresentare un’ulteriore fonte di attrattiva per la ricerca dei talenti migliori.
STEP 3
Valutazione delle competenze di base, delle competenze tecnico professionali, delle competenze trasversali.
Nella valutazione del candidato in fase di screening e in fase  di selezione, il selezionatore dovrà in prima battuta concentrasi sulla sussistenza delle competenze di base o requisiti di base. Titolo di studio, conoscenza dell’inglese, conoscenze informatiche di base, sono alcuni esempi.
Indispensabile per un buon matching è un’attenta valutazione delle competenze tecnico professionali. Si tratta dell’insieme dai saperi e dalle tecniche connesse all’esercizio delle attività operative richieste dai processi di lavoro a cui ci si riferisce nei diversi ambiti professionali. Sono le conoscenze specifiche richieste per ricoprire il ruolo, le specializzazioni, le conoscenze linguistiche e informatiche, etc. Tra queste si possono distinguere le competenze ritenute necessarie e quelle preferenziali, ma non indispensabili.
Affinchè il matching risulti efficace dovremo valutare infine la sussistenza delle competenze trasversali comunicative, relazionali, di negoziazione, di problem solving, di autonomia, di leadership, di pianificazione, di negoziazione, di resistenza allo stress, ecc., che entrano in gioco nelle diverse situazioni lavorative e che consentono al soggetto di trasformare i saperi in un comportamento lavorativo efficace in un contesto specifico. Le competenze trasversali sono in parte innate al candidato, in parte il frutto e il portato di anni di esperienza nel ricoprire quel determinato ruolo, nell’aver portato avanti determinate attività, coltivato relazioni e rapporti interni ed esterni all’azienda, piuttosto che l’aver coordinato il lavoro di gruppi di collaboratori avendone la responsabilità.
STEP 4
l’X Factor
È difficile quantificare il peso che rivestono nella scelta del candidato le competenze tecnico professionali,  l’esperienza maturata nel ruolo e la conoscenza del settore, e quanto  le competenze  trasversali. Anche qui entra in gioco la nostra capacità di matchare. Quello che probabilmente capita in maniera a volte inconsapevole è che l’azienda preferisce quel candidato ad un altro perché entra in gioco quello che chiamiamo il fattore x, o fattore chiave. Con l’esperienza nella selezione e la conoscenza dell’azienda che acquisiremo nel tempo ci verrà più facile presentare candidati con quel determinato fattore x e quindi più in linea per standing e taglio a quello che il nostro interlocutore HR si aspetta.
STEP 5
Il selezionatore consulente
Valorizzare il  potenziale di crescita del candidato agli occhi dell’azienda è un ottimo spunto per aiutarci a favorire il match candidato – azienda. È importante che da un lato il committente che si è affidato a noi per la ricerca riceva risposta tempestiva e puntuale ad un’esigenza immediata della propria organizzazione aziendale, ma allo stesso tempo che sia convinto di avere inserito una risorsa che darà un valore aggiunto anche nel medio termine. Verremo percepiti come consulenti in grado di accompagnare e affiancare nel processo di inserimento di nuovi talenti che potranno influenzare lo sviluppo strategico dell’organizzazione aziendale. In particolare l’azienda apprezzerà quando nel momento della scelta del candidato da portare avanti nella selezione potrà contare anche sull’evaluation personal potential del candidato. Se il selezionatore sarà stato in grado di cogliere il gradiente di crescita del candidato e di valorizzarlo agli occhi dell’ HR aziendale, potremo ottenere che l’azienda si senta maggiormente convinta a scegliere per l’inserimento del nostro candidato. Il selezionatore potrà farsi apprezzare anche mettendo di fronte all’azienda due candidati risultati idonei ma con un potenziale di crescita differente. In questo caso l’azienda potrà essere influenzata a procedere con il candidato ad alto potenziale, oppure potrà richiederci di proseguire nella ricerca e visionare altri candidati. In ogni caso sarà comunque utile che il commitente possa riscontrare il nostro impegno e la nostra attenzione nel valutare il potenziale di crescita del candidato. Infatti sarà più disposto ad accogliere i nostri suggerimenti quando ci troveremo a caldeggiare la scelta di un candidato finale nella selezione in corso e più portata ad affidarci anche successivi incarichi.

Aumento dell’occupazione nel I trimestre 2016

Il primo trimestre 2016 è stato caratterizzato da una crescita complessiva di 242 mila occupati su base annua, derivati dall’equilibrio tra il forte aumento dell’occupazione dipendente a tempo indeterminato (+341 mila), la sostanziale stabilità di quella a termine e il lieve calo degli indipendenti, concentrato soprattutto tra i collaboratori e gli autonomi senza dipendenti. Nel confronto tendenziale calano gli inattivi e i disoccupati (sono 127 mila in meno quelli di lunga durata). Secondo i dati Istat, l’aumento del Pil nel I trimestre 2016 (+0,3% su base congiunturale e +1% in termini tendenziali) si è tradotto in un crescente utilizzo di lavoro, con un aumento delle ore complessivamente lavorate dello 0,5% sul trimestre precedente e del 2,1% su base annua. Tale aumento ha coinvolto tutti i principali settori economici – in particolare l’agricoltura (+5,8%), l’industria in senso stretto (+2,6%) ed i servizi (2%) – ad eccezione però delle costruzioni. Le ore lavorate procapite sono cresciute dell’1,7% (variazione tendenziale) e dello 0,9% (congiunturale).

L’ottima tendenza del periodo è supportata dai dati relativi ad aprile 2016 diffusi dall’Istat lo scorso 31 maggio. La stima degli occupati cresce sia rispetto a marzo 2016 (51 mila persone occupate, +0,2%), sia rispetto ad aprile 2015 (+215 mila, +1%), trainata soprattutto dalla crescita dell’occupazione degli over 50 (+25 mila nel mese, +261 mila nell’anno). L’aumento dell’occupazione rispetto a marzo riguarda sia i dipendenti (+35 mila i permanenti, stabili quelli a termine) sia gli indipendenti (+16 mila), mentre il tasso di occupazione, pari al 56,9%, aumenta dello 0,2%. Ad aprile si osserva inoltre una consistente crescita della partecipazione al mercato del lavoro data dal calo degli inattivi (-113 mila unità su marzo e -292 mila unità su aprile 2015). Il tasso di inattività, pari al 35,4%, scende di 0,3 punti percentuali sul mese precedente, coinvolgendo sia il genere maschile (-0,2 punti su marzo, -0,7 su aprile 2015) sia quello femminile (-0,3 punti e -0,5 rispettivamente).

Nel mese di aprile quindi, su base annua, si conferma la tendenza all’aumento del numero di occupati, interamente attribuibile ai dipendenti permanenti (+1,9%, pari a +279 mila occupati a tempo indeterminato), mentre sono in calo sia i dipendenti a termine sia gli indipendenti. Contemporaneamente subiscono un calo i disoccupati (-3,0%, pari a -93 mila) e, soprattutto, gli inattivi (-2,1%, pari a -292 mila).

Due storie che ci insegnano l’importanza del cambiamento

C’era una volta, in Austria, un ragazzino di 12 anni che amava giocare a tennis. Lo chiamavano “il dominatore”. Dominic Thiem attualmente ha 23 anni, è il giocatore più giovane nella top 30 ATP e dal 29 febbraio 2016 occupa la 14° posizione del ranking mondiale.

E’ uno di quelli che ce l’ha fatta, da promessa tra i junior è stato capace di non bruciarsi, di entrare nell’olimpo del tennis professionistico e di essere designato come il futuro campione o uno dei migliori prospetti degli anni ’90 .

Il suo allenatore è molto severo e determinato… Per farlo crescere lo faceva correre 15km nel bosco con un tronco di 15kg sulle spalle.

Di lui Dominic dice: “Ero un tennista difensivo e lui ha modificato tutto, a partire dal rovescio, per rendermi più aggressivo. E’ stata dura: ero il miglior giovane austriaco, ma il mio ranking è crollato dopo questi cambiamenti. Però mi fidavo ciecamente.”

Tra le altre cose, infatti, il suo allenatore lo convinse a modificare la sua tecnica di rovescio, passando dal rovescio a due mani ad un ottimo rovescio ad una mano che riesce a caricare di grande potenza.

C’era invece un’altra volta, in Serbia, un “piccolo genio”… Così lo definiva il suo allenatore… “un bambino d’oro. Vostro figlio ha del talento, deve giocare a tennis: diventerà un campione.

Il suo nome è Novak Djokovic.

Nel 2004 arriva l’esordio tra i professionisti che lo piazza, nell’arco di qualche mese, già a metà classifica del ranking mondiale. Nell’anno successivo emerge nei Grande Slam di Parigi, Melbourne e Londra.

Nel 2008 trionfa letteralmente all’Australian Open, arrivando in finale praticamente senza mai perdere un solo set durante tutta la competizione.

Ma il doppio fallo del 27 gennaio 2010 e la sconfitta contro il francese Tsonga agli Australian Open sono “il punto più basso della mia carriera” e anche l’inizio di una rinascita, culminata nel trionfo a Wimbledon e nella conquista della vetta della classifica mondiale nel 2011… A proposito, mentre si scrive, siamo a 183 settimane da primo al mondo.

Dopo la clamorosa sconfitta del 2010 Novak ha cambiato la sua dieta. Il suo medico e nutrizionista ha individuato il problema di tanti affanni e infortuni: l’intolleranza di Nole al glutine. E’ ormai sempre più accertato che il sistema gastrointestinale e quello respiratorio lavorano spesso in simbiosi. Cambiando dieta, Djokovic non ha avuto più “attacchi d’asma” fino a diventare il numero uno al mondo.

Considerando che Novak Djokovic non ha il talento di Federer e nemmeno il fisico di Nadal, essere diventato colui che gli altri ritengono impossibile da battere è, come si dice in gergo, “tanta roba”!

Ma cosa hanno in comune Novak Djokovic e Dominic Thiem?

Sia Thiem, sia Djokovic non sono nel gruppo di coloro che giocano, per dirla in termini “pokeristici”, un all inn con gli ultimi quattro stracci a disposizione. Thiem aveva un futuro ben impostato e Djokovic addirittura un presente già consolidato (poteva accontentarsi dell’Australian Open del 2008) ma hanno deciso di fare un passo indietro e di innescare un cambiamento, nonostante potessero già considerarsi fieri del loro lavoro e dei risultati raggiunti.

Parliamo di storie in cui il destino non ha mescolato troppo le carte come invece ha fatto con Alessandro Zanardi ad esempio, ma di storie dove il talento donato alla nascita è stato davvero valorizzato e migliorato attraverso un cambiamento.

Avere la forza e l’umiltà di innescare il cambiamento, di rimettere in gioco il lavoro fatto fino a quel momento, di rischiare di sprofondare dopo essere saliti ai vertici… Certo ci vuole coraggio, ma spesso serve anche qualcuno vicino a spronarti, a spingerti oltre un limite personale e psicologico che tenderebbe a farti accontentare di quel che hai già.

La figura dell’allenatore per Thiem e dell’alimentarista per Djokovic rivestono un ruolo fondamentale nelle loro vite, sono leve di motivazione e fiducia che stimolano la forza di volontà di questi campioni accompagnandone la crescita.

E allora ecco lo spunto che tutti noi possiamo trarre da queste storie gloriose…

Il cambiamento e la flessibilità sono alla base del successo, non solo per Thiem e Djokovic.

Occorre accettare di buon grado i propri tempi: Thiem ha cambiato il suo modo di giocare, il rovescio e ha accettato di perdere per un anno di fila i match sul campo.

Per entrambi i nostri personaggi il cambiamento non è stato vissuto come un “tutto e subito”. I cambiamenti importanti richiedono realizzazioni lunghe… In fondo non diciamo sempre che “più una cosa vale, più costa”? In questo caso si parla di costo-tempo ma è la stessa cosa.

Il cambiamento diventa cambio di mentalità nel momento in cui ci apriamo agli altri, alle indicazioni e anche alle critiche, proprio come quando Thiem ascoltava il suo allenatore.

Dall’esterno possono pervenire anche intuizioni, non solo giudizi sbagliati.

Perchè non incamerare il suggerimento e farlo decantare? Perchè non evitare l’affanno della smentita ogni tanto?

Accettiamo l’instillazione del dubbio come fosse un granello di sabbia da trasformare in una perla!

Dalla ricettività nasce l’ascolto, dall’ascolto nasce l’accettazione e dall’accettazione nasce la consapevolezza necessaria ad evolvere e a migliorare. I campioni nel loro “grande” e noi nel nostro piccolo.

 

P.S. Rafael Nadal non è mancino, fuori dal campo è destrimano e tennisticamente era bimane… ”Vinceva così in scioltezza i tornei Under (12-14-16-18) con due anni di anticipo. Poi dovette scegliere. Decise di staccare la mano destra e trasformò il suo dritto mancino, chiamato anche dritto a uncino, in un colpo micidiale… “

FAQ intra legem – il lavoratore domanda…

IL LAVORATORE DOMANDA:

Prima di accettare la vostra offerta di lavoro devo rassegnare le dimissioni dal mio attuale datore di lavoro. Di quali dati necessito del datore di lavoro e quale data di decorrenza delle dimissioni devo inserire nel modulo on line?

 

Se l’attuale rapporto di lavoro è successivo al 2008 i dati da tenere pronti per la procedura sono la ragione sociale del datore di lavoro e l’indirizzo pec. E’ opportuno consultare il contratto di lavoro per rinvenire i dati (sia che si rechi presso un soggetto abilitato, sia che agisca in autonomia).

Il Ministero del Lavoro ha specificato che per data di decorrenza delle dimissioni si intende il giorno successivo rispetto all’ultimo giorno di lavoro.

E’ opportuno formalizzare prima al datore di lavoro la volontà di dimettersi, anche al fine di verificare l’eventuale periodo di preavviso contrattualmente previsto o pattuito tra le parti.

La filiale di Castel Maggiore si trasferisce

La filiale di Castel Maggiore, una delle filiali più storiche e importanti di Lavoropiù, ha cambiato sede.

I nuovi uffici, più spaziosi e moderni, si trovano in Piazza Pier Francesco Lorusso 17/A a Castel Maggiore, in provincia di Bologna.

I recapiti della filiale sono:

Tel 051 715648

Fax 051 0353258

bologna.castelmaggiore@lavoropiu.it

Lavoropiù partner di Happy Hand 2016

Il 4 e il 5 giugno presso il Parco della Resistenza di San Lazzaro di Savena (BO) si è svolta la sesta edizione di Happy Hand – Giochi Senza Barriere.

Happy Hand è il festival dello sport e dell’inclusione sociale nel segno dei valori più positivi e importanti dello sport: una sana competizione per mettere alla prova se stessi nell’ambito di una ricca condivisione di emozioni e valori.
Lavoropiù SpA è partner di Happy Hand da diversi anni e partecipa attivamente alla manifestazione testimoniando così la propria volontà di diffondere la cultura dell’inclusione sociale delle persone svantaggiate nel mondo sportivo.